Les meilleures agences d'événementiel à l'île Maurice

Le travail d’une agence d’événementiel à Maurice

Une agence d’événementiel conçoit et produit des événements : séminaires, voyages de motivation, lancements de produits, soirées d’entreprise, festivals, conférences. À Maurice, une part de son activité consiste à accueillir des groupes venus d’Europe ou d’Afrique, ce qui ajoute les transferts, l’hébergement et les activités au programme.

L’agence fait le lien entre de nombreux prestataires : lieux, traiteurs, techniciens son et lumière, décorateurs, transporteurs. Sa valeur tient à son carnet d’adresses et à sa capacité à tenir le planning quand un fournisseur fait défaut ou que la météo change.

Ce qu’il faut demander avant de signer

• Des références comparables : un événement de taille et de nature proches du vôtre, avec un contact client à appeler.
• Un devis détaillé : chaque poste chiffré séparément, honoraires de l’agence distincts des achats refacturés.
• Le chef de projet : la personne qui suit votre dossier et celle qui sera présente le jour même.
• Les autorisations : une réunion ou un défilé dans un lieu public relève du Public Gathering Act, qui impose une déclaration écrite préalable au Commissioner of Police. L’agence doit savoir quelles démarches s’appliquent et qui les fait.
• Les assurances : responsabilité civile de l’agence et de ses sous-traitants.
• Le plan météo : espace couvert, date de repli, conditions d’annulation en cas d’alerte cyclonique.

Pour un groupe venu de l’étranger, vérifiez si l’agence gère elle-même le transport et l’hébergement ou si elle s’appuie sur une agence réceptive. Les deux fonctionnent, mais vous devez savoir qui répond en cas de problème. Demandez aussi un rétroplanning daté, avec les échéances de validation de votre côté et les dates de paiement des acomptes.

Pour la partie voyage, consultez nos agences réceptives ; pour un événement privé, nos wedding planners.